Receptionist Hotel Bukan Sekadar Menyambut Tamu! Ini Pengalaman Magang Saya di Hotel New Sunari Lovina Beach Resort

Ketika mendengar kata “receptionist hotel”, mungkin banyak orang berpikir tugasnya hanya berdiri di balik meja resepsionis dan menyapa tamu dengan senyum. Tapi setelah saya menjalani program magang di Hotel New Sunari Lovina Beach Resort, semua anggapan itu berubah total. Ternyata, menjadi receptionist adalah salah satu peran paling penting, menantang, dan menyenangkan di dunia perhotelan! Selain itu magang di Front Office dapat membuat saya bisa mengaplikasikan secara langsung pembelajaran mengenai materi Front Office yang saya dapatkan di kelas. 

Melalui tulisan ini, saya ingin berbagi kisah dan pengalaman nyata selama program magang, lengkap dengan tantangan, kejutan, dan pelajaran hidup yang saya temui setiap harinya. Siapa tahu, cerita saya bisa memberi gambaran buat kamu yang sedang mencari tempat magang atau tertarik masuk ke dunia hospitality.

Bayangkan kamu adalah tamu hotel. Begitu masuk ke lobi, siapa yang pertama kali kamu temui? Ya, receptionist! Kami adalah orang pertama yang menyapa tamu, memberikan kesan awal tentang hotel, dan menjadi tempat tamu bertanya, mengeluh, bahkan curhat. Tapi jangan salah, tugas dari trainee di bidang receptionist bukan cuma senyum manis. Setiap hari, saya menjalankan beberapa tugas penting seperti:

1. Handling Check-In

Tugas ini dimulai dari menyambut tamu yang baru tiba, memastikan nama mereka sesuai dengan reservasi, dan menginput data tamu ke dalam sistem. Kami juga menjelaskan fasilitas hotel, memberikan kunci kamar, dan memastikan tamu merasa nyaman sejak awal kedatangan. Sapaan yang ramah dan pelayanan yang cepat sangat memengaruhi kesan pertama tamu. Ilmu pengetahuan yang diberikan dan dipelajari dapat saya aplikasikan dengan baik dan membuat saya bisa melayani tamu dengan profesional.

2. Handling Check-Out

Saat tamu akan meninggalkan hotel, receptionist membantu proses pembayaran, menanyakan kembali mengenai kenyamanan penggunaan fasilitas, dan mencetak invoice. Tugas dari receptionist juga bertanya apakah mereka puas dengan pelayanan selama menginap. Ini adalah kesempatan terakhir untuk meninggalkan kesan baik sebelum tamu benar-benar pergi.

3. Menjawab Telepon

Seorang receptionist juga memiliki tugas untuk menerima panggilan dari tamu yang menginap, calon tamu yang ingin reservasi, atau pihak luar yang ingin terhubung dengan departemen tertentu. Semua harus dijawab dengan sapaan yang sopan dan sesuai SOP, seperti: > “Good morning, New Sunari Lovina Beach Resort, Citra speaking, how may I assist you?”

4. Menangani Permintaan dan Keluhan Tamu

Tamu bisa saja meminta tambahan bantal, panambahan air, atau mengeluh karena kendala lainnya. Tugas dari receptionist adalah mendengarkan dengan empati, mencatat permintaan dengan cepat, dan mengoordinasikan ke bagian terkait agar masalah segera tertangani. Melayani permintaan dan keluhan tamu merupakan tugas penting bagi trainee receptionist. Tujuannya adalah agar kami belajar memahami kebutuhan tamu, melatih kesabaran, serta meningkatkan kemampuan komunikasi dan tanggung jawab dalam memberikan pelayanan yang baik.

5. Berkoordinasi dengan Departemen Lain

Receptionist harus bekerja sama dengan housekeeping, F&B service, dan engineering. Misalnya, ketika tamu meminta extra bed, saya harus segera hubungi housekeeping agar kamar segera dilengkapi. Diberikannya kepercayaan untuk mengatasi pekerjaan ini dapat membantu untuk melatih tanggung jawab, melatih komunikasi, dan membuat saya memiliki banyak ilmu pengetahuan mengenai situasi di hotel.

6. Belajar Membuat Kwitansi

Sebagai receptionist, saya juga diajarkan cara membuat kwitansi pembayaran untuk tamu. Kwitansi ini mencatat rincian transaksi secara tunai untuk transaksi seperti biaya kamar, makanan, laundry, dan lainnya yang didampingi oleh staff senior. Proses ini mengajarkan saya ketelitian dan tanggung jawab karena setiap angka harus sesuai.

7. Belajar Mengelola Reservasi

Sebagai trainee di bagaian receptionist saya juga belajar menerima, mengecheck ketersediaan kamar dan mencatat reservasi tamu baik melalui telepon maupun secara langsung. Saya harus memastikan tanggal, tipe kamar, dan permintaan khusus dicatat dengan benar di sistem. Ini mengasah kemampuan saya dalam memperhatikan detail dan memberikan informasi yang akurat kepada tamu.

8. Memahami Proses Pembayaran Tamu

Saya juga mempelajari berbagai metode pembayaran yang digunakan tamu, mulai dari tunai, kartu debit/kredit, hingga transfer bank. Saya dilatih untuk mengetahui bagaimana proses pembayaran yang dilakukan dari pembayaran tunai, kartu debit/kredit, hingga transfer bank yang didampingi oleh staff senior. Hal ini penting agar kita lebih mengetahui bagaimana proses pembayaran itu dilakukan dan bisa melayani tamu jika ingin melakukan proses pembayaran.

Yang paling saya sukai dari posisi receptionist adalah dinamika kerjanya. Suatu waktu, saya sedang membantu tamu check-in sambil menjawab telepon dari tamu kamar, lalu datang lagi tamu yang ingin menanyakan laundry service. Semuanya datang bersamaan dan saya harus tetap tenang, sigap, dan tetap tersenyum. Inilah seni multitasking yang saya pelajari langsung dari lapangan dan pembelajaran-pembelajran yang saya dapatkan di perkuliahan dapat saya aplikasikan dengan baik.

Magang ini bukan hanya soal kerja, tapi juga tentang tumbuh. Saya belajar banyak tentang komunikasi, etika kerja, tanggung jawab, dan kerja sama tim. Setiap kali berhasil menyelesaikan tugas dengan baik atau mendapat senyum dari tamu yang puas, saya merasa bangga dan termotivasi untuk terus berkembang. Selain itu saya juga bisa mengaplikasikan langsung tentang pelajaran Front Office dan Tourism yang saya dapatkan di perkuliahan. 

Memiliki pengalaman magang di Hotel New Sunari Lovina Beach Resort adalah hal yang luar biasa. Selama magang, saya berkesempatan bertemu dan berinteraksi dengan tamu-tamu dari berbagai negara. Dari situ, saya belajar banyak hal, terutama tentang perbedaan budaya, cara bersikap yang sopan, dan pentingnya memahami kebiasaan tamu. Mengobrol langsung dengan mereka juga membantu saya mengasah kemampuan bahasa Inggris dan meningkatkan rasa percaya diri dalam berkomunikasi

Buat kamu yang sedang mempertimbangkan magang di hotel, saya sangat merekomendasikan mencoba menjadi receptionist. Bukan hanya karena posisi ini sangat strategis, tapi juga karena kamu akan belajar banyak hal yang berguna untuk masa depan. Mulai dari cara berbicara dengan sopan, berpikir cepat, menyelesaikan masalah secara profesional dan ilmu mengenai tourism dapat teraplikasikan.

Terima kasih sudah membaca cerita saya. Semoga pengalaman ini bisa menjadi referensi dan semangat baru buat kamu yang ingin terjun ke dunia hospitality. Jangan lupa, receptionist itu bukan cuma menyambut tamu, tapi juga mewakili seluruh wajah hotel. Semangat ya!